この要綱は、高野町が行う情報公開制度の事務の取扱いについて必要な事項を定めたものである。

第2　用語

この要綱で使用する用語の意義は、高野町情報公開条例(平成15年高野町条例第1号。以下「条例」という。)及び高野町情報公開条例施行規則(平成15年高野町規則第4号。以下「規則」という。)で使用する用語の例による。

第3　総合窓口

総務課に総合窓口を設置し、情報公開制度の事務を行うものとする。

第4　情報公開制度についての事務分掌

(1)　総合窓口の事務分掌

総合窓口が行う事務は、次のとおりとする。

・情報公開制度についての受付・相談・案内に関すること。

・情報公開制度についての連絡調整に関すること。

・総合窓口で行う公開の実施に関すること。

・総合窓口で行う写しの交付及び送付に関すること。

・閲覧・視聴及び写しの交付を行う場所の提供に関すること。

・写しの交付等に係る手数料等の徴収に関すること。

・不服申立ての受付に関すること。

・高野町情報公開審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

・情報公開制度の運用状況の公表に関すること。

・情報の提供に関すること

・その他情報公開制度に関すること。

(2)　担当課の事務分掌

実施機関の公文書を作成、管理している課(課に相当する組織を含む。以下「担当課」という。)が行う事務は、次のとおりとする。

・情報公開制度についての受付・相談・案内に関すること。

・公文書の登録、変更及び廃止に関すること。

・公文書公開請求書の受理に関すること。

・公開請求のあった公文書の検索及び特定に関すること。

・公開請求に係る公開決定及び通知に関すること。

・公開請求に係る期限の延長等の通知に関すること。

・公開請求に係る公文書に第三者情報がある場合の意見書提出の機会の付与及び通知に関すること。

・公開請求のあった公文書の写しの作成に関すること。

・公開請求のあった公文書の閲覧、視聴及び写しの交付並びにその内容説明に関すること。

・不服申立ての受理・審査会への諮問・決定及び通知に関すること。

・公開請求のあった公文書に係る訴訟に関すること。

・情報の提供に関すること。

第5　情報公開請求に係る事務

(1)　請求に対する相談・案内

・総合窓口での対応

公文書公開の請求(以下「公開請求」という。)についての相談及び案内は、原則として総合窓口において応じるものとする。ここでは実施機関がどのような公文書を管理しているかを明らかにするため、簿冊目録等を備え置き、町民がいつでも閲覧できるようにする。

・担当課の対応

公開請求をしようとする者が、直接担当課へ来た場合は、担当課において、公開を求める公文書が具体的にどのようなものであるかを聴き取り、担当課での他の制度による公開で対応できるとき、任意の情報提供で対応できるときは、担当課で対応するものとし、この条例により対応すべきものであるときは、総合窓口に案内するものとする。

(2)　請求権者の確認事務

公開請求をしようとする者が、条例第5条各号に掲げる公文書の公開を請求することができるものであるかの確認は、公文書公開請求書の記載事項を書面上で審査することにより行い、原則として証明書類の提出は求めないものとする。

ア　代理請求

公開請求は、原則として本人によるものとするが、本人からの委任を受けた者による代理請求も行うことが可能である。この場合は、委任状等の添付が必要である。

イ　未成年者の公開請求

未成年者が直接請求できる場合は、情報公開の意味や経費負担(手数料等)の意味を認識するに足りる能力を備えているときは可能とする。ただし、中学生以下の請求については法定代理人の同意を必要とする。

ウ　利害関係者の公開請求

条例第5条第5号に掲げる利害関係を有する者からの公開請求があった場合は、当該利害関係の内容、請求に係る公文書の内容と利害関係との関連等について確認するものとする。

(3)　請求に係る事務

・公文書の特定に必要な事項の聴取

総合窓口職員は、担当課職員とともに、公開請求をしようとする者から請求に係る公文書の特定に必要な事項の聴き取りを行うものとする。

・条例に基づく請求であることの確認

総合窓口職員は、公開請求をしようとする者の求める公文書が、この条例により対応すべきものであるか否かについて、担当課と連絡を取り合って、次の「ア」、「イ」及び「ウ」により確認するものとする。

ア　対象情報であることの確認

公開請求をしようとする者の求める公文書が条例第2条第2号に規定する公文書であることを確認する。

イ　条例第22条に該当する公文書でないことの確認

条例第22条に該当する公文書については、この条例は適用しない。したがって、公開請求をしようとする者の求める公文書がこれに該当するかどうかを確認する必要がある。

なお、総合窓口職員は、公開請求をしようとする者の求める公文書が同条に該当する要件を満たさないなどの場合であって、この条例の適用を受けない場合には、担当課等を紹介するなど、適切な案内に努めるものとする。

ウ　他の制度の公開で対応できるかどうかの確認

担当課と連絡を取り合って、他の制度により公開ができ、かつその制度を利用する方が簡便である場合には、担当課に紹介する。また、任意の情報提供で対応が可能な場合にも、同様とする。ただし、案内した後に、他の制度が利用できないことが分かり、再度総合窓口に戻ってくるなど、利用者に不便をかけることのないよう、担当課と十分に連絡を取り合うこととする。

・担当課の特定及び連絡

総合窓口職員は、公開請求をしようとする者の求める公文書を管理する課を特定し、当該担当課の長(以下「担当課長」という。)へ連絡する。

・公文書の有無の確認

総合窓口職員から公文書の有無及び内容等について問い合わせを受けた担当課長は、公開請求をしようとする者の求める公文書の内容を把握した上で、その趣旨に沿った公文書が存在するかどうかについて、速やかに確認し、当該公文書が存在する場合には、当該公文書の件名及び内容の概要を総合窓口職員に伝えるものとする。

・請求書の記載内容の確認

総合窓口職員は、公開請求をしようとする者に公文書公開請求書(以下「請求書」という。)の記入を求め、請求書の提出を受ける際は、次の事項について確認を行うものとする。

ア　「郵便番号・住所・氏名・連絡先」欄は、公開請求をしようとする者及び公開決定等の通知先を特定するために正確に記載されていること。

イ　「公開を請求する公文書の名称又は内容」欄は、公文書を特定するために必要な事項が具体的に記載されていること。

ウ　「公開の実施方法」欄は、該当する項目のいずれかに○が付けられていること。

閲覧をした上で、必要部分のみの写しの交付を求める場合には、閲覧と写しの交付の両方に○が付けられていること。

・補正の指導等

条例第10条第1項の規定に基づき請求書の提出を受ける際に、当該請求書に書き漏れ、誤り、不明確な点等不備な箇所がある場合には、請求書の提出をした者(以下「請求者」という。)に対し、当該箇所を補正するよう指導するものとする。

なお、請求者が補正に応じず、そのまま請求書を提出する旨の意思を明確に示した場合は、請求書は、そのまま受領するものとする。(当該請求については拒否する形で処理するものとする。)

また、請求者が事前相談に応じないような場合は、事前相談なしに請求書を受領するものとする。

・請求書の受領

総合窓口職員は、上記の手続後、請求者から請求書を受領し、速やかに担当課長に送付する。

なお、請求書を受領する段階で、次のようなことが分かった場合でも、請求の内容審査をする必要があるので、当該請求書を受領するものとする。(内容審査により、不適法と判断されれば、当該請求を拒否する形で処理するものとする。)

ア　請求に係る公文書が対象情報でないこと。

イ　請求に係る公文書が不存在であること。

ウ　他の制度により、公文書の公開ができること。

・郵送による請求の取扱い

郵送による請求も受け付けることとする。ただし、請求対象となる公文書の特定が容易かつ確実に行えるものについてのみ認めるものとする。それ以外のものについては、事前に総合窓口又は担当課と十分相談したものについてのみ認める。

ただし、上記条件に満たない請求書であっても、記載事項に漏れがない請求書が郵送されてきた場合には、受理することとなる。

・請求者に対する説明

総合窓口職員は、即日に公開の決定ができないときは、次の事項を請求者に説明する。

ア　請求に対する公開等の決定期間について

(ア)　決定には、当該請求に係る公文書の検索や公開等の検討のために、請求書の提出を受けた日から起算して最長15日の日数がかかる場合があること。

(イ)　決定期間は、やむを得ない理由により、45日間を限度として延長することもあり、その場合は、後日その期間及び理由を公文書公開決定期間延長通知書(以下「延長通知書」という。)で通知すること。

イ　決定通知について

(ア)　請求に対する公開等の決定は、書面により通知すること。

(イ)　請求者に公文書公開決定通知書、公文書部分公開決定通知書、公文書非公開決定通知書、公文書の存否を明らかにしない決定通知書、公文書不存在決定通知書(以下「決定通知書」という。)が到達するのは、郵便事情等により、条例で定める決定期間を超える場合があること。

(ウ)　日時及び場所は、決定通知書に記入すること。

ウ　費用の負担について

公開請求で、写しの交付が必要な場合は、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となること。なお、写しの交付及び送付に要する費用は、規則第11条の規定のとおりであること。

(4)　公開等の決定に係る事務

・請求に係る公文書の検索・内容の検討

担当課長は、送付された請求書の内容を確認の上、当該請求に係る公文書を検索して取り出し、当該請求に係る公文書が非公開とする公文書(条例第6条各号)に該当するかどうか等について慎重に検討するものとする。

・第三者からの意見聴取

公開請求に係る公文書に第三者(本人以外のもの)に関する情報が記録されている場合には、その部分について請求者の請求に応じるか否かについて慎重かつ公正な判断を行うために、必要に応じて当該第三者の意見を聴くものとします。

意見照会は、規則様式第10号の様式により行うこととする。

なお、第三者に関する情報が含まれている公文書を公開しようとする場合で、次に掲げる条件に該当するときは、必ず当該第三者に通知します。この場合には、規則様式第12号により行うこととする。

ア　条例第6条第1号ウ又は同条第2号ア、イ、に該当するとき。

イ　条例第8条の規定により公開しようとするとき。

通知書の「決定の理由」欄は、非公開情報に該当しない理由又は公開することの公益性を具体的に詳細に記載する。

・内部調整

担当課長は、公開請求に対する公開等の決定を行うに当たっては、次のとおり調整を行うものとします。

ア　総務課長との調整

担当課長は、公開請求に対する公開等の決定をしようとするときその他必要なときは、事前に総務課長と協議し、調整するものとする。

イ　関係課長との調整

担当課長は、公開請求に係る公文書の内容が担当課以外の課にも関係する場合は、必要に応じ関係課長と協議し、調整するものとする。

・公開決定等事務

公開請求に対する公開等の決定手続は、起案により行うものとする。起案文書には、次に掲げる書類を添付し、決裁に当たっては、決定の統一性及び整合性を図ることから総務課長及び関係課長に合議するものとする。また、やむを得ない理由により、公開等の決定期間を延長するときも同様の決定手続を行うものとする。

ア　請求書(公開等の決定期間を延長する場合は、請求書の写し)

イ　決定通知書の案又は延長通知書の案

ウ　請求のあった公文書の写し

エ　その他公開等の決定の参考となる資料

・決定通知書の記入方法

決定通知書の記入方法は、次のとおりとする。

ア　「年月日」は、当該決定のあった日を記入する。

イ　「公文書の公開の日時」欄は、公開を実施する日時について、電話等で請求者の希望を確認のうえ、担当課の事務執行上の都合を考慮して決定し、記入する。

なお、公開決定又は一部公開決定を行うに際して第三者から意見聴取を行い、反対意見書が出された場合には、該当公開決定又は一部公開決定の日から公開を行う日までの間に、当該第三者が不服申立て手続を講ずるのに相当な期間(2週間以上)を確保するものとする。

ウ　「公文書の公開の場所」欄は、総合窓口と協議し、適当な場所を確保する。

エ　「公開しない理由」欄は、適用する条項(条例第6条第○号該当)と、その詳しい理由を記入する。理由は、「事務に支障があるため。」のような漠然とした理由ではなく、具体的な支障の内容を詳細に記入する。

また、複数の条項に該当する場合、又は複数の理由がある場合には、代表で一つだけ記入するのではなく、必ず該当するすべての条項、理由を列記する。

オ　「公開をすることができるようになる期日」欄は、後日、公開しない理由が消滅する期日が明らかにできるときは、その期日を記入する。複数の公開しない理由がある場合には、すべての理由が消滅する時期を記入するものとする。

・第三者への公開決定通知書の記入方法

反対意見書が出された公文書を公開するときは、規則様式第12号の公文書公開に関する決定通知書により当該第三者に通知する。通知書の記入方法は、次のとおりとする。

ア　「年月日」は、通知する日を記入する。

イ　「決定の理由」欄は、非公開条項に該当しない理由又は公開の公益性を具体的に記入する。

・公文書公開決定期間延長通知書の記入方法

延長通知書の記入方法は次のとおりとする。

ア　「年月日」は、当該決定のあった日を記入する。

イ　「公文書の名称又は内容」欄は、請求書の同欄の中に記載されている内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に要約して記入する。

ウ　「条例第11条第1項の規定による期間」欄は、請求を受けた年月日と当該請求を受けた日から起算して15日目の年月日を記入する。

エ　「延長する期間」欄は、45日間を限度として、公開等の決定の延長起算日と、延長後の決定期限の年月日を記入する。

オ　「延長の理由」欄は、決定期間の延長を必要とする理由を具体的に記入する。

・公開決定等権者

公開請求の公開決定等権者(以下「決定権者」という。)は、担当課長とし、判断に迷うものは総務課長と協議し、一層慎重を期すべき特別の案件のみは、副町長又は町長の判断を仰ぐこととする。

・決定通知書等の送付

担当課長は、公開請求に対する公開等を決定したとき又は決定期間の延長を決定したときは、速やかに決定通知書又は延長通知書を配達証明郵便により送付するとともに、通知書の写しを総務課長に送付する。

(5)　公開の実施に係る事務

・請求者の確認及び担当課長への連絡

総合窓口職員は、公文書の公開を受けるため来庁した者に対し、決定通知書の提示を求め、請求者の確認を行う。請求者の確認を行ったときは、直ちに請求に係る公文書が記録された公文書を持参するよう担当課長に連絡する。

・公開の実施

総合窓口から連絡を受けた担当課長(担当課職員)は、当該請求に係る公文書が記録された公文書を持参し、速やかに当該公文書を請求者の希望する公開方法により公開を行うものとする。

なお、条例第14条の規定により公文書の公開を受ける者は、当該公文書を汚損し、又は破損することがないよう丁寧に取り扱わなければならないので、総合窓口職員は、公開の実施中にこの取扱いに違反し、又は違反するおそれのある者に対しては、当該公文書の閲覧を中止し、又は禁止することができる。

・写しの交付の方法

写しの作成は、原則として庁内のコピー機により行うが、技術的に困難なもの等の場合の写しの作成は、外部委託により行うものとする。

なお、写しの交付部数は、1件の請求につき1部とする。

・写しの送付の方法

規則第11条の規定により請求者が総合窓口において写しの交付を受けず、郵送により写しの交付を受けることが認められた場合は、次のとおり手続を行う。

ア　総合窓口職員は、請求者に決定通知書を送付後、電話等で次の事項を連絡するものとする。

(ア)　写しの交付に要する費用及び写しの送付に要する費用の前納

(イ)　決定通知書の写しの送付

イ　請求者から上記の(ア)及び(イ)が行われたことを確認した後は、担当課長から送付された当該公文書の写しに領収証を添えて、速やかに請求者に郵送する。

なお、郵送は、親展扱いで行うものとします。

・費用の徴収(郵送によらない写しの交付の場合)

ア　総合窓口職員は、写しを交付するときは、規則第11条に規定する金額の請求書を作成し、会計課において徴収し、領収証を発行するものとする。

イ　公文書の写しの作成及び送付に要する費用に係る歳入科目は、一般会計においては次のとおりとする。

(款)諸収入、(項)雑入、(目)雑入、(節)雑入

(6)　送付

規則様式第3号、第4号、第5号、第6号、第10号、第12号及び第14号の郵送は、配達証明郵便扱いとする。

第6　不服申立てに係る事務

(1)　条例による処分に対する不服申立て

この条例の規定による処分についての不服申立ては、具体的には次の場合が考えられる。

・公文書の公開請求に対する拒否決定(一部拒否決定を含む。)に対する請求者からの不服申立て

・公開決定に対する第三者からの不服申立て

(2)　不服申立ての窓口

不服申立ては、公開請求に対する公開等の決定を行った実施機関に不服申立書を提出することにより行うが、提出先については、不服申立人の利便を考慮し、総合窓口で統一してその提出を受けるものとする。

(3)　不服申立書の記載内容の確認

総合窓口職員は、不服申立てをしようとするものから不服申立書の提出を受ける際は、次の事項について確認を行うものとする。

・処分に対する不服申立ての場合

ア　不服申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

イ　不服申立てに係る処分

ウ　不服申立てに係る処分があったことを知った年月日

エ　不服申立ての趣旨及び理由

オ　実施機関の教示の有無及びその内容

カ　不服申立ての年月日

キ　不服申立人の押印

(4)　補正命令

総合窓口職員は、不服申立書の提出を受ける際に、当該不服申立書の記載事項や添付書類に不備がある場合などのときは、不服申立人に対し、相当の期間を定めて、その補正を命じるものとする。

なお、不服申立人が、この補正命令に応じない場合又は相当の期間経過後に補正をなした場合には、当該不服申立ては、不適法であるとして却下する。

(5)　不適法な不服申立ての取扱い

担当課長は、要件審理の結果、不服申立てが不適法であるときは、実体審理に入ることなく「却下」決定を行うことになる。

なお、この実体審理に入り得ない不適法な不服申立てとは、次の場合が掲げられる。

・不服申立てが法定の期間経過後になされたとき。

・不服申立てができない事項について不服申立てがなされたとき。

・不服申立てをする資格のないものから不服申立てがなされたとき。

・処分庁を誤った不服申立てがなされたとき。

・不服申立書に不備があり、補正を命じてもその補正がなされないまま不服申立てがなされたとき。

(6)　審査会への諮問

担当課長は、不服申立てがあった場合は、当該不服申立てを不適法であることを理由として却下するとき及び公開決定等を取り消し又は変更し、当該不服申立てに係る公文書の全部を公開するとき(当該公開決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)を除き、すべて審査会に諮問するものとする。諮問は、諮問書に次に掲げる書類を添付して総務課長に協議のうえ、決裁する。

・不服申立書の写し

・公文書公開請求書の写し

・決定通知書の写し

・その他必要な資料(不服申立ての対象となった公文書の写し等)

(7)　不服申立人への諮問した旨の通知

担当課長は、審査会に諮問したときは、直ちに当該不服申立人に規則様式第14号の様式により通知する。

(8)　審査会への資料の提出等

実施機関は、審査会から次に掲げる要請があった場合には、必ず応じなければならない。

・不服申立てのあった当該公文書の提出を求めること。(インカメラ審議)

・審査会の指定する方法で分類整理した資料を作成し、その提出を求めること。(ボーン・インデックス審議)

(9)　不服申立てに対する決定

担当課長は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して当該不服申立てに対する決定を行わなければならない。この決定手続は、担当課長の起案文書により行い、決定書の案及び審査会からの答申書を起案文書に添付し、町長が決裁を行うものとする。

(10)　不服申立人への決定内容の通知

担当課長は、不服申立てに対する決定を行ったときは、直ちに不服申立人に対し、決定書の謄本を送達するものとする。決定の送達を確実に、かつ、後日の紛争を防止するために、決定書の謄本は、配達証明扱いの郵便で送付するものとする。

なお、請求を拒否する決定を取り消して、請求を認容する決定をする場合には、決定書の謄本の送達と同時に、公文書公開決定通知書等を不服申立人に送付するとともに、当該請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されているときは、当該第三者に対し決定内容を通知するものとする。

第7　その他に関する事項

(1)　情報の提供に関する事務

担当課及び総務課は、情報の提供ができるものについては、公文書公開の手続きによらないで、その保管する行政資料により情報の提供に努めるものとする。

附則

附則(平成16年要綱第2号)

附則(平成18年要綱第3号)

附則(平成18年要綱第5号)

附則(平成23年要綱第6号)